Qui peut accéder
à quoi, et comment
Mnémosyne organise les données par espaces isolés. Ce guide explique comment un espace se crée, qui en devient l'administrateur, et ce que cela implique pour les collègues qui souhaitent le rejoindre.
Qu'est-ce qu'un espace
Un espace est le périmètre de données partagé par les membres d'une même organisation dans Mnémosyne. Toutes les analyses, dossiers, intervenants et actions créés dans un espace sont visibles par tous ses membres — et uniquement par eux. Il n'existe aucune passerelle entre deux espaces distincts.
L'espace est identifié par le nom de domaine de l'adresse email utilisée à l'inscription. Deux personnes s'inscrivant avec alice@acme.com et bob@acme.com se retrouveront automatiquement dans le même espace, nommé par défaut « Acme ». Ce nom est modifiable à tout moment depuis les paramètres du profil.
L'espace n'est pas créé manuellement. Il naît au moment de la première inscription avec un domaine email donné, et son créateur en devient automatiquement l'administrateur.
Domaines professionnels et domaines génériques
Mnémosyne distingue deux types d'adresses email à l'inscription. Cette distinction détermine si vous rejoindrez un espace partagé ou un espace strictement personnel.
Adresse sur un domaine propre à votre organisation. Tous les utilisateurs du même domaine partagent automatiquement le même espace.
Adresse sur un service de messagerie grand public. Chaque utilisateur obtient un espace isolé — le partage entre collègues est impossible.
Si vous vous inscrivez avec une adresse Gmail, Outlook, Yahoo ou tout autre service de messagerie grand public, Mnémosyne crée pour vous un espace strictement personnel. Vous en serez l'unique membre. Aucun collègue ne pourra vous rejoindre, même s'il utilise lui aussi une adresse Gmail.
Ce comportement est délibéré : regrouper dans un même espace tous les utilisateurs d'un hébergeur comme Gmail serait un risque de confidentialité majeur.
Pour un usage collaboratif, une adresse sur un domaine propre à votre organisation est indispensable. Si votre structure ne dispose pas d'un tel domaine, rapprochez-vous de votre responsable informatique ou de votre hébergeur.
Créer le premier compte — devenir administrateur
La création d'un espace est implicite : il n'y a aucune étape de configuration préalable. Il suffit de s'inscrire. Si personne n'a encore utilisé votre domaine email dans Mnémosyne, l'espace est créé au moment de votre inscription et vous en devenez l'administrateur.
alice@acme.com. Choisissez un mot de passe et complétez votre prénom et nom.
@acme.com, leur demande vous parvient automatiquement dans la section Membres du menu. Vous n'avez rien d'autre à configurer.
Il n'est pas possible de désigner un autre administrateur. Le rôle d'administrateur appartient au premier compte créé sur le domaine. Si cet administrateur quitte l'organisation, il doit auparavant révoquer ses propres accès ou contacter le responsable technique pour une intervention en base de données.
Rejoindre un espace existant
Lorsqu'un espace existe déjà pour votre domaine email, votre inscription crée un compte en attente. Vous recevez un message vous indiquant que votre demande doit être approuvée par l'administrateur. Vous pouvez vous connecter, mais vous ne verrez aucune donnée tant que l'approbation n'est pas accordée.
Mnémosyne n'envoie aucun email lors d'une demande d'accès. L'administrateur doit se connecter et consulter la section Membres pour voir les demandes en attente — ou surveiller le bandeau d'alerte sur son tableau de bord. Prévenez-le directement lorsque vous venez de vous inscrire.
Rôle de l'administrateur
L'administrateur dispose d'un accès exclusif à la section Membres, accessible depuis le menu latéral. Cette page regroupe en un seul endroit les demandes en attente et la liste des membres actifs.
L'administrateur ne peut pas se révoquer lui-même — le bouton n'apparaît pas sur sa propre ligne. Il ne peut pas non plus déléguer son rôle d'administrateur à un autre membre. Ces limitations sont intentionnelles pour éviter une perte accidentelle d'accès à l'espace.